Prestataires de services de paiement (PSP) et les entreprises de services monétaires (MSB) fonctionnent différemment au Canada en raison de la Loi sur les activités de paiement de détail (RAPA). Les entités doivent mettre en place de solides procédures d'audit et d'examen pour garantir la conformité à la RPAA.
Examinons les processus d'audit et d'examen prévus par la RPAA qui aident les PSP à fonctionner de manière fluide au Canada.
Comprendre le cadre de conformité RPAA
La RPAA établit un cadre complet pour surveiller les PSP qui font des affaires au Canada. Ses principaux objectifs sont de protéger l'argent, de maintenir la transparence opérationnelle et de réduire les risques liés aux opérations de paiement.
Les audits et les examens sont des éléments essentiels du programme de conformité que les organisations réglementées doivent créer et maintenir pour atteindre ces objectifs.
Ces systèmes permettent d'identifier les domaines à développer et garantissent la conformité des procédures de l'organisation avec Réglementations RPAA.
Le rôle des audits dans la conformité à la RPAA
Un audit est une analyse méthodique des opérations financières, des procédures opérationnelles et du programme de conformité d'une entreprise.
Selon la RPAA, les audits constituent un instrument essentiel pour garantir le respect des règles car ils évaluent dans quelle mesure les contrôles et procédures internes gèrent les risques associés aux activités de paiement.
Principaux éléments des audits RPAA
- Portée
L'audit doit se concentrer sur Conformité spécifique à la RPAA domaines, tels que :
- Gestion et protection appropriées des finances des utilisateurs finaux
- Conformité aux exigences en matière de rapports et de stockage des données
- Cadres de gestion des risques financiers et opérationnels
- Audits internes et externes
- Audits internes: Réalisé par l'équipe de conformité de l'organisation pour garantir une conformité continue.
- Audits externes: Réalisé par des professionnels tiers pour fournir une évaluation impartiale et répondre aux attentes réglementaires.
- Fréquence
Les audits planifiés périodiquement devraient être suivis d'audits de suivi provoqués par des changements opérationnels importants, l'introduction de nouveaux produits ou le non-respect des réglementations.
- Documentation et rapports
Une documentation complète des résultats de l'audit est importante pour garantir une distribution adéquate aux parties concernées. Par exemple, les responsables de la conformité doivent recevoir toute la documentation qui les aidera à déterminer si un PSP respecte les directives réglementaires.
Processus de révision : surveillance continue de la conformité
Les examens impliquent une surveillance continue des activités de conformité, tandis que les audits sont effectués périodiquement. Ces procédures visent à détecter d'éventuels problèmes avant qu'ils ne s'aggravent et à garantir la conformité en temps réel aux réglementations RPAA.
Composantes essentielles des processus d'évaluation
- Révision des politiques et des procédures
Des mises à jour régulières des politiques de conformité garantissent qu'elles restent conformes à l'évolution des réglementations RPAA et aux meilleures pratiques du secteur.
- Surveillance des transactions
Révision continue des transactions de paiement pour détecter des anomalies ou des activités suspectes pouvant indiquer une non-conformité ou une fraude de la part du PSP.
- Contrôles du système et du fonctionnement
Évaluer si l'infrastructure technique, telle que les systèmes de stockage des données et les outils de reporting, répond aux exigences de la RPAA.
- Évaluations de la formation des employés
S'assurer que le personnel connaît bien les réglementations RPAA et son rôle dans le maintien de la conformité. Entraînement régulier les examens permettent d'évaluer l'efficacité de ces programmes.
Processus d'audit et de révision pour les PSP et les PME
En vertu de la RPAA, les PSP sont soumis à des obligations et à des défis particuliers. Par exemple, fournisseurs de services tiers (TPSP) sont fréquemment utilisés par les entités pour faciliter leurs opérations.
Ces fournisseurs ont une grande influence sur les audits et les examens de conformité, qu'ils soient dépositaires (conservation des actifs des utilisateurs finaux) ou non (par exemple, fourniture de liquidités ou solutions logicielles KYC).
Gestion des risques liés aux tiers
- Contrats avec des tiers
Pour réduire les risques réglementaires, les contrats avec les TPSP doivent spécifier en détail les obligations de conformité et les exigences en matière de rapports.
- Examens de due diligence
Réaliser des examens réguliers des fournisseurs tiers pour s'assurer qu'ils opèrent dans le cadre de la RPAA, en mettant l'accent sur :
- Mesures de sauvegarde pour les fonds
- Pratiques de traitement et de stockage des données
- Préparation à la réponse aux incidents
- Évaluation basée sur les risques
Pour évaluer les risques particuliers liés aux TPSP, utilisez un approche basée sur les risques (RBA), en modifiant les procédures de supervision en fonction de la fonction du fournisseur et de son impact opérationnel.
Obligations de déclaration dans le cadre des audits et des examens de conformité à la RPAA
En vertu de la RPAA, toutes les ESM enregistrées sont tenues de faire rapport au Banque du Canada. Des rapports efficaces sont nécessaires pour assurer la supervision des activités menées par le PSP.
- Rapport annuel
Tous les PSP doivent préparer un rapport annuel et le soumettre à la Banque du Canada. Le rapport doit inclure les informations suivantes :
- Détails du cadre de gestion des risques
- Informations relatives à la protection des fonds, telles que les coordonnées des fournisseurs de comptes et les méthodes utilisées par la PSP pour protéger les fonds
- Rapport sur les changements importants
Avant qu'un PSP puisse apporter un changement significatif à ses activités de paiement de détail, il doit en informer la Banque du Canada. Différents changements peuvent affecter les risques opérationnels et compromettre la protection des fonds des utilisateurs finaux. Il est donc nécessaire de signaler ces modifications pour s'assurer qu'elles sont conformes aux réglementations de conformité de la RPAA.
La PSP doit également inclure :
- Motif du changement
- Analyse par PSP de la manière dont ce changement affecterait ses risques opérationnels et ses méthodes de protection des fonds
- Toute nouvelle politique qu'ils introduiront en raison du changement
- Rapports d'incidents
L'objectif principal de la RPAA est d'atténuer les risques de transaction associés aux PSP de détail. C'est pourquoi minutieusement rapports d'incidents doivent être soumis régulièrement afin de réduire l'impact des incidents majeurs susceptibles d'affecter la sécurité des fonds des utilisateurs finaux.
Un rapport d'incident conforme doit détailler :
- La nature et la nature de l'incident
- Impact de l'incident sur les personnes ou les entités visées par la RPAA
- Mesures correctives qui peuvent être prises par les personnes impliquées pour surmonter l'incident
Mise en œuvre d'un solide cadre d'audit et d'examen
Les PSP et les ESM doivent se concentrer sur leur réponse en matière de gestion des risques et la sauvegarde des fonds lors de la mise en œuvre d'un cadre efficace de conformité à la RPAA :
- Cadre de gestion des risques et de réponse aux incidents
La gestion des risques et réponse aux incidents le cadre doit être écrit. Il devrait permettre au PSP d'exercer ses activités de paiement de détail sans aucune détérioration des systèmes. Un PSP doit également définir les ressources dont il a besoin pour mettre en œuvre ce cadre, telles que :
- Ressources humaines, y compris les compétences et la formation du personnel
- Ressources financières
Une fois que le cadre est approuvé par les cadres supérieurs et le conseil d'administration de PSP, il peut être utilisé chaque année pour réduire les risques liés aux transactions et gérer les incidents financiers.
- Cadre pour la sauvegarde des fonds
Un PSP doit implémenter un cadre écrit pour fonds de sauvegarde selon la RPAA. L'objectif principal d'un tel cadre est de garantir que les utilisateurs finaux peuvent accéder aux fonds sans délai. Il permet également de payer les utilisateurs finaux en fonction de la faisabilité en cas d'incidents spécifiques.
Les informations que ce cadre doit décrire incluent :
- Informations sur le système PSP
- Politiques des PSP et des MSB
- Méthodes de contrôle pour atteindre les objectifs du RPAA
Avantages de processus d'audit et d'examen efficaces
La conformité à la RPAA offre de nombreux avantages aux OSP et aux ESM au Canada, tels que :
- Lutter contre le blanchiment d'argent
La RPAA améliore la transparence des transactions effectuées par les PSP et les ESM, garantissant ainsi une réduction des activités illégales telles que le blanchiment d'argent. Un processus d'audit et d'examen efficace permet à la Banque du Canada de superviser minutieusement les fournisseurs.
- Offre une supervision basée sur les risques
La RPAA encourage les PSP à se concentrer sur l'impact des transactions de leurs utilisateurs finaux et améliore l'efficacité des systèmes de paiement. Les autorités réglementaires évaluent le niveau de risque auquel les consommateurs peuvent être confrontés en raison des politiques de PSP. Grâce à des rapports annuels et à des approbations constantes, la RPAA permet aux prestataires de services d'évaluer les problèmes et de les corriger.
- Gestion des risques améliorée
Dans le cadre des cadres de gestion des risques et de réponse aux incidents, les PSP sont tenus d'effectuer une analyse approfondie de leurs fournisseurs de services tiers. Un examen indépendant annuel aide également les PME et les PSP à améliorer leur système financier et à maintenir la conformité à la RPAA.
- Favorise la stabilité des systèmes financiers
Un système financier stable et efficace stimule la croissance économique du Canada et profite à ses résidents. L'inclusion de mesures de sécurité dans le cadre de la RPAA rend les paiements de détail plus sûrs pour les consommateurs et les entreprises.
L'exigence d'avis et d'approbation par la Banque du Canada avant que les PSP puissent mettre en œuvre des modifications garantit que les nouvelles politiques réduisent l'impact des incidents imprévus, améliorant ainsi la stabilité globale des systèmes financiers.
Conclusion
La RPAA oblige les PSP à gérer des comptes de paiement, à détenir les fonds des utilisateurs finaux et à initier des paiements à la demande des utilisateurs finaux. Si une entité enfreint cette loi, des mesures peuvent être prises à son encontre sous la forme de sanctions financières, d'ordonnances judiciaires, de frais de dette, etc.
C'est pourquoi il est nécessaire de bien comprendre le processus complexe d'audit et de révision en matière de conformité à la RPAA. Heureusement, vous n'avez pas à chercher bien loin si vous avez besoin de l'aide d'un professionnel pour vous assurer que vous êtes conforme à la RPAA. Contactez-nous dès maintenant pour comprendre les exigences et les implications de la RPAA avec nos experts.
