Le paysage réglementaire de l'encaissement des chèques a considérablement changé depuis la dernière mise à jour de CANAFE. Nouveaux changements réglementaires étaient censés être implémentés le 1saint octobre 2025, mais le calendrier s'est accéléré, les règles entrant en vigueur le 1ersaint Avril 2025.
Votre entreprise d'encaissement de chèques doit désormais agir rapidement pour répondre aux nouvelles exigences de conformité du CANAFE. Si vous ne respectez pas les dernières règles, vous risquez des pénalités ou le retrait de votre compte bancaire.
Nous comprenons que vous ne sachiez peut-être pas quoi faire pour satisfaire aux nouvelles exigences du CANAFE pour les fournisseurs de services d'encaissement de chèques. Lisez cet article pour mieux comprendre les attentes de CANAFE à votre égard en tant qu'entreprise d'encaissement de chèques.
Activité d'encaissement de chèques : définition du CANAFE
Avant de comprendre les nouvelles exigences de conformité du CANAFE pour les services d'encaissement de chèques, vous devez savoir si votre entreprise est éligible à cette catégorie. Les critères de qualification incluent :
- Vous proposez d'encaisser des chèques pour les clients en échange d'une taxe
- Vous avez un lieu d'affaires au Canada, y compris des emplacements physiques, des employés ou des succursales
Le respect de ces conditions signifie que vous êtes considéré comme une entreprise d'encaissement de chèques et que vous devez satisfaire aux nouvelles exigences du CANAFE.
Nouvelles exigences de conformité du CANAFE pour les entreprises d'encaissement de chèques
Les nouvelles exigences de conformité du CANAFE ont été conçues pour empêcher les entreprises qui encaissent des chèques de commettre des fraudes financières ou d'en être victimes. Examinons les principaux changements mis en œuvre sur 1saint Avril 2025 :
- Les entreprises d'encaissement de chèques doivent désormais s'enregistrer en tant qu'ESM
À l'instar des prestataires de services de paiement, des sociétés de transfert de fonds et des bureaux de change, les entreprises d'encaissement de chèques au Canada entrent désormais dans le champ d'application de la définition légale d'une entreprise de services monétaires (ESM). Par conséquent, toutes les entités qui encaissent des chèques doivent remplir un Inscription au MSB. À moins d'être enregistrée en tant qu'ESM auprès de l'autorité de réglementation, le CANAFE, votre entreprise ne peut pas continuer à fonctionner légalement.
- Une ESM qui encaisse des chèques doit mettre en œuvre un programme de conformité
En tant que FINTRAC MSB encaissant des chèques enregistrés, vous devez élaborer un programme de conformité. Le programme servira de base pour se conformer aux nouvelles exigences du CANAFE.
Les cinq étapes clés de la mise en œuvre d'un robuste Conformité au FINTRAC le programme comprend :
- Désigner un Responsable de la conformité canadien pour répondre aux attentes du CANAFE en matière de responsable de la conformité.
- Développez un Politiques AML qui remplit toutes les obligations prévues par la Loi sur le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme (PCMLTFA)
- Procédez à une évaluation des risques tenant compte de vos clients, de vos sites commerciaux, de vos services et de vos produits livrables afin d'identifier les vulnérabilités de votre ESM
- Élaborez un programme de formation continue sur la conformité du CANAFE pour vos employés afin qu'ils puissent identifier facilement les transactions suspectes et les clients
- Assurez-vous que vos politiques de conformité répondent aux exigences de vérification de l'identité des clients
La mise en place d'un programme de conformité efficace aidera votre ESM encaissant des chèques à éviter des audits inutiles de la part du CANAFE.
- Toutes les PME qui encaissent des chèques doivent s'acquitter de leurs obligations en matière de « Connaissez votre client »
Les obligations Know Your Customer (KYC) doivent être respectées par toutes les entreprises de services d'encaissement de chèques au Canada. Ces réglementations incluent la vérification de l'identité de votre client lors de l'intégration et s'il vous demande d'encaisser des chèques uniques ou cumulatifs d'une valeur de 3 000$ ou plus.
La clé méthodes que vous pouvez utiliser pour vérifier l'identité de votre client inclure :
- Une photo publiée par le gouvernement
- Un dossier de crédit contenant des informations valides et à jour sur votre client
- Méthode à double processus permettant de confirmer le nom et l'adresse de votre client auprès d'une source fiable et de vérifier le nom et la date de naissance de votre client auprès d'une autre source fiable
- Confirmation de l'identité du client par l'un de vos anciens affiliés
- Méthode de fiabilité impliquant la vérification de l'identité par une autre entité déclarante
En suivant avec diligence les méthodes de vérification d'identité, vous pourrez répondre facilement aux exigences de conformité du CANAFE.
- Des règles strictes en matière de tenue de registres doivent être respectées
Toutes les ESM qui encaissent des chèques doivent soumettre des déclarations de transactions au CANAFE à des fins de conformité. Il s'agit notamment de :
- Déclarations de transactions suspectes
- Rapports sur les transactions importantes
- Rapports sur les biens d'une personne ou d'une entité inscrite
L'objectif principal de ces rapports est de s'assurer que votre entreprise ne se livre à aucun comportement illégal. Ils aident également le CANAFE à identifier et à signaler les clients suspects.
Votre entreprise doit également tenir un registre de toutes les transactions d'une valeur supérieure à 3 000$. Les dossiers doivent inclure le nom de votre client, la date de la transaction, le montant total, le nom de l'émetteur du chèque et le numéro de référence.
- Les directives ministérielles doivent être appliquées par les entreprises de services d'encaissement de chèques
Toutes les entreprises titulaires d'une licence MSB d'encaissement de chèques doivent appliquer les directives ministérielles. Le CANAFE informe toujours les entités déclarantes chaque fois qu'une nouvelle directive est publiée. Cela permet aux entreprises d'appliquer plus facilement les dernières commandes à leur activité.
Que se passera-t-il si vous ne respectez pas les nouvelles exigences de conformité du CANAFE pour les entreprises d'encaissement de chèques ?
Le non-respect de la licence FINTRAC MSB et des exigences KYC peut entraîner des sanctions administratives pécuniaires. Ces montants peuvent aller de 1 dollar pour des violations mineures à 500 000 dollars pour une violation très grave commise par une entité.
Vous pouvez également faire face à des poursuites pénales pour avoir exploité une entreprise illégale ou aidé à des transactions suspectes. La mise en œuvre d'un programme de conformité robuste peut vous aider à éviter ces risques une fois que vous encaissez des chèques et que vous vous inscrivez à la MSB.
FAQs
Y a-t-il une date limite pour l'inscription au MSB pour l'encaissement de chèques ?
Les directives publiées par le CANAFE indiquent que les entreprises d'encaissement de chèques doivent être enregistrées par 1er avril 2025.
L'inscription au FINTRAC Chèque Encaissement MSB est-elle obligatoire si vous possédez déjà un permis provincial ?
Oui, vous devrez toujours vous enregistrer en tant qu'ESM auprès du CANAFE au niveau fédéral pour exercer vos activités légalement.
Pourquoi le CANAFE a-t-il accéléré le calendrier de ses nouvelles exigences de conformité ?
Le CANAFE a accéléré son calendrier pour les nouvelles exigences de conformité en raison de l'urgence de lutter contre la criminalité financière au Canada.
Quelles sont les exigences de déclaration du CANAFE pour les entreprises qui encaissent des chèques ?
Les exigences de déclaration du CANAFE stipulent que les ESM encaissant des chèques doivent soumettre des déclarations d'opérations suspectes lorsqu'elles ont des motifs raisonnables de soupçonner un client, par exemple des informations vérifiées confirmant la participation d'un client au blanchiment d'argent.
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Notre équipe comprend les conséquences que vous pourriez encourir si vous n'enregistrez pas votre entreprise d'encaissement de chèques auprès du CANAFE. C'est pourquoi nous sommes là pour vous aider. Nous pouvons enregistrer votre entreprise, élaborer des politiques de conformité, nommer des dirigeants, former des employés et faire en sorte que votre activité d'encaissement de chèques soit bancarisée.
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