Il est important de vérifier l'identité de vos clients pour vous conformer à la réglementation de CANAFE en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, que vous exerciez vos activités en tant qu'entreprise de services monétaires (ESM) ou étrangère (FMSB).
Vous trouverez ci-dessous un guide détaillé expliquant quand et comment vérifier l'identité des personnes et des entités.
Quand la vérification d'identité est-elle requise ? Une analyse détaillée !
1. Transactions importantes en espèces
L'identité du client doit être vérifiée lors de toute transaction en espèces de 10 000$ ou plus. Cette étape est absolument nécessaire pour se conformer au CANAFE et pour garantir que la lutte contre le blanchiment d'argent et les autres crimes financiers connexes ne soient pas commis sur votre plateforme fintech.
La règle des 24 heures exige que plusieurs transactions en espèces d'un montant de 10 000$ ou plus en 24 heures sera traitée comme une seule transaction. Cela signifie que même lorsqu'un client n'a effectué que quelques petites transactions, leur valeur cumulée au cours de la journée doit être surveillée et une vérification d'identité doit être effectuée chaque fois que le seuil de 10 000$ est atteint.
2. Transactions importantes en monnaie virtuelle (VC)
L'essor des cryptomonnaies a nécessité la vérification de l'identité lors des transactions en monnaie virtuelle. Toutes les transactions en monnaie virtuelle de plus de 10 000$ en une seule transaction doivent être vérifiées.
Étant donné que le suivi des transactions en cryptomonnaies peut être difficile, une plus grande attention doit être accordée à la vérification de l'identité lors de tentatives de transactions importantes basées sur la cryptographie. Cela permettra de garantir que des activités illégales telles que le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme ne se produiront pas en utilisant la cryptographie dans le cadre d'une MSB ou d'une FMSB.
3. Transactions suspectes
Toute transaction suspecte, quel que soit son montant, doit donner lieu à une vérification d'identité. Si l'on a des doutes quant à la légitimité de la transaction ou si elle semble inhabituelle pour le client, une déclaration d'opération suspecte doit être déposée. Cela contribue à prévenir tout soupçon de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme.
4. Émission ou remboursement de chèques de voyage ou d'instruments similaires
Une vérification d'identité est requise pour toute transaction de 3 000$ ou plus impliquant des chèques de voyage, des mandats-poste ou d'autres instruments similaires.
5. Transmettre des fonds (sans EFT)
Une vérification d'identité est requise pour les transferts de fonds de 1 000$ ou plus, à l'exception des virements électroniques. Ce type de transaction inclut les transferts de fonds qui sont déplacés physiquement ou par tout autre moyen non électronique.
6. Initiation de virements électroniques de fonds (TEF)
Tout transfert électronique de fonds 1 000$ nécessite une vérification d'identité. Cette initiative facilite le traçage et le suivi des fonds électroniques, qui pourraient autrement être utilisés pour des activités illicites.
7. Change de devises
Lorsque vous échangez des devises pour 3 000$ ou plus, l'identité du client doit être vérifiée. Cette exigence permet de prévenir le blanchiment d'argent à grande échelle au moyen de devises étrangères.
8. Transférer de la monnaie virtuelle
En cas de transfert de monnaie virtuelle de 1 000$ ou plus, l'identité du client doit être vérifiée. Cette étape est essentielle dans le monde de la monnaie numérique, où l'anonymat peut entraîner une mauvaise utilisation.
9. Échange de monnaie virtuelle
S'il existe un bureau de change virtuel de 1 000$ ou plus, une vérification d'identité est également requise. Cela permet de garantir que tous les échanges sont transparents et ne sont pas utilisés à des fins illégales.
10. Remise de fonds (sans EFT)
Si un versement de 1 000$ ou plus sans télévirement est effectué à un bénéficiaire, une vérification d'identité est obligatoire pour éviter les activités de blanchiment d'argent.
11. Envoi de fonds par TEF international
Tous les virements électroniques internationaux de 1 000$ ou plus doivent faire l'objet d'une vérification. Ce processus permet d'éviter les transactions transfrontalières illégales.
12. Remise de monnaie virtuelle
Les envois de fonds en monnaie virtuelle équivalents à 1 000 dollars ou plus doivent faire l'objet d'une vérification d'identité. Cela garantit que les transferts d'argent numériques ne sont pas exploités pour des activités illégales.
13. Dons participatifs
La vérification de l'identité des donateurs versant 1 000$ ou plus en fonds ou en monnaie virtuelle est obligatoire pour garantir la légitimité des dons.
Quelles sont les méthodes de vérification d'identité ?
1. Pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement
L'authenticité, la validité et l'état actuel de la pièce d'identité émise par le gouvernement doivent être vérifiés. Un document délivré par le gouvernement fédéral, provincial ou territorial doit porter le nom, la photographie et le numéro d'identification unique de la personne.
2. Méthode de dossier de crédit
Un dossier de crédit canadien qui existe depuis au moins trois ans et contient des informations provenant de sources multiples mettant en évidence le nom, l'adresse et la date de naissance d'une personne.
3. Approche à double processus
Combinez deux des éléments suivants :
• Source d'information indépendante et fiable indiquant le nom et l'adresse de la personne.
• Source d'information indépendante et fiable indiquant le nom et la date de naissance de la personne.
• Informations permettant de vérifier que la personne est titulaire d'un dépôt, d'un produit de paiement prépayé, d'une carte de crédit ou d'un compte de prêt auprès d'une entité financière.
4. Méthode d'affiliation ou de membre
Effectuez un appel de vérification d'identité avec un affilié ou un membre qui a déjà effectué ce processus de vérification avec le client afin de vérifier sa crédibilité.
5. Méthode Reliance
Appuyez-vous sur les mesures d'identification qui ont été prises précédemment par des entités déclarantes crédibles, en garantissant le respect des normes locales et internationales.
Meilleures pratiques en matière de vérification d'identité
1. Formation et mises à jour régulières
Le personnel devrait bénéficier d'une formation régulière et être tenu au courant des directives de conformité et des meilleures pratiques. Ils devraient également essayer de se tenir au courant des changements réglementaires et de se renseigner sur les nouveaux types de documents d'identification, en reconnaissant les signes de documents frauduleux.
2. Utilisation de la technologie
Les technologies et outils les plus récents peuvent améliorer le processus d'identification. Les outils de vérification numérique et les bases de données peuvent accélérer et accroître la précision. La biométrie et plusieurs autres technologies avancées ajouteraient des niveaux supplémentaires de sécurité et de vérification.
3. Approche basée sur les risques
Adoptez une approche basée sur les risques pour vérifier l'identité des clients. Appliquez une mesure de vérification plus stricte pour les clients et les transactions à haut risque. Il est également essentiel de revoir et de mettre à jour régulièrement vos processus d'évaluation des risques.
4. Audits et examens périodiques
Effectuez des audits périodiques de vos opérations de vérification d'identité pour garantir la conformité et identifier les domaines à améliorer. Cela implique d'examiner les dossiers, de tester les méthodes de vérification actuelles et de s'assurer que toutes les tâches déléguées à des fins de vérification sont correctement exécutées.
Utilisation d'un agent ou d'un mandataire pour la vérification
Vous pouvez déléguer la vérification d'identité à un agent ou à un mandataire. Ils doivent adopter les techniques recommandées, telles qu'une pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement, un dossier de crédit ou un double processus. Assurez-vous également de disposer d'un accord écrit décrivant leur processus de vérification.
Vérification de l'identité des entités
1. Méthode de confirmation de l'existence
Cela impliquera de vérifier si l'entité existe au moyen de documents officiels. Pour les sociétés, il peut s'agir d'un certificat de constitution, de dépôts annuels ou d'autres documents de l'autorité d'enregistrement confirmant le nom, l'adresse et les administrateurs de la société. Pour les autres entités, il s'agirait de documents tels qu'un accord de partenariat ou des statuts. Ces documents confirment que l'entité a une existence légale authentique.
2. Méthode Reliance
Semblable à la méthode de vérification pour les particuliers, cette méthode permet de s'appuyer sur des mesures de vérification antérieures prises par d'autres entités déclarantes ou des entités étrangères affiliées. Le MSB doit s'assurer que les informations de vérification sont valides, à jour et conformes aux normes applicables. Des mises à jour et des contrôles réguliers sont nécessaires pour maintenir l'exactitude et la fiabilité de cette méthode.
3. Méthode d'identification simplifiée
Une méthode d'identification simplifiée peut être utilisée pour les entités à faible risque telles que les organismes gouvernementaux ou les sociétés cotées en bourse. En raison des exigences de transparence strictes et de la surveillance minutieuse des organismes de réglementation, les sociétés cotées en bourse entrent dans une catégorie à faible risque. Les méthodes simplifiées pourraient inclure la vérification par le biais de registres publics ou de sites Web officiels.
Exigences en matière de tenue de registres
Il est essentiel de conserver des registres complets de tous les processus de vérification d'identité. Cela inclut la conservation de copies des documents ou des versions électroniques utilisés pour la vérification. Lorsque les entités sont vérifiées par le biais de bases de données publiques, il est essentiel d'enregistrer le numéro d'enregistrement, le type d'enregistrement et la source.
La tenue de registres aide la MSB à démontrer la conformité lors d'un audit ou d'autres formes d'examen réglementaire.
Il permet également de suivre et d'examiner l'efficacité des processus de vérification au fil du temps. Ces dossiers doivent être conservés en lieu sûr pour protéger les informations du client, mais facilement accessibles en cas de besoin.
Conclusion
Il est essentiel de savoir quand et comment vérifier les identités pour maintenir la conformité. Une vérification d'identité appropriée protège également votre entreprise contre la criminalité financière et est conforme à la réglementation.
Ce guide aidera les ESM et les FMSB à gérer les complexités des exigences de vérification d'identité applicables dans leurs juridictions.
En mettant en œuvre des rogrammes complets, les MSB peuvent s'assurer que leurs opérations sont sécurisées, transposables et conformes aux normes réglementaires.
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