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Les entreprises de services monétaires (ESM) constituent une composante essentielle de l'écosystème financier du Canada.
Ils englobent un large éventail d'entités financières, y compris des sociétés proposant des services de transmission d'argent, de traitement des paiements, de change de devises, d'échanges cryptographiques et bien plus encore.
Les ESM jouent un rôle important dans le secteur des services financiers canadiens, car elles fournissent des services de paiement numérique à des clients au Canada et à l'étranger.
Mais en raison de la nature sensible de cette activité, les organisations titulaires d'une licence MSB ou FMSB doivent respecter un ensemble strict d'exigences réglementaires.
Avec la croissance croissante du secteur des paiements, de nouvelles complexités et de nouveaux risques tels que la fraude, la cybercriminalité et le vol d'identité doivent être affrontés.
Le gouvernement canadien a élaboré des règles et des règlements pour favoriser un environnement réglementaire au Canada qui protège les membres du secteur des services financiers contre les acteurs malveillants.
Ce blog explique pourquoi les PME ont besoin de formation au Canada et quels éléments importants devraient faire partie de ces programmes de formation.
L'importance de la formation à la conformité
Requirements réglementaires
Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), est l'organisme fédéral de réglementation financière au Canada chargé de veiller au respect de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement du terrorisme (PCMLTFA).
La réglementation du CANAFE est en place pour garantir que les prestataires de services de paiement (PSP) ne soient pas exploités de quelque manière que ce soit par des acteurs de mauvaise foi.
Dans le but de protéger les PSP, le CANAFE a détaillé un ensemble de réglementations et de directives que les PME doivent suivre. Les règles visent à aider les ESM à éviter et/ou à détecter les activités de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme.
Le programme de formation à la conformité doit être personnalisé en fonction des exigences spécifiques de l'entreprise et doit inclure un contenu important sur la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Les PME doivent créer des programmes de formation et veiller à ce que l'ensemble de leur personnel soit constamment informé des modifications réglementaires et des meilleures pratiques. Le fait de ne pas tenir compte de ces exigences de formation peut entraîner des pénalités et des restrictions aux activités commerciales du CANAFE.
Risques reduction
Les ESM sont tenues d'établir et de maintenir un cadre écrit de gestion des risques et de réponse aux incidents.
La formation est un élément essentiel de la stratégie de gestion des risques d'une ESM. Il joue un rôle essentiel dans la promotion d'une culture de conformité au sein de l'organisation en soulignant l'importance du respect des réglementations et des politiques internes.
Il est essentiel de bien informer les employés sur les risques liés au blanchiment d'argent et au financement du terrorisme, ainsi que sur les vulnérabilités potentielles des opérations de l'ESM.
Les PME peuvent renforcer leur défense contre les actes illégaux en formant leurs employés. Un employé instruit et bien formé sera davantage sensibilisé à l'identification et au signalement des comportements suspects. Lorsque des programmes de formation adéquats sont en place, les PME sont moins susceptibles de s'exposer à l'exploitation d'activités criminelles.
Une approche proactive adoptée par les PME en matière de formation de leurs employés peut contribuer à préserver l'intégrité, la confidentialité et la légalité de toutes les activités de paiement, ce qui se traduit par un comportement plus diligent et consciencieux dans le travail quotidien des employés.
Elements clés de la formation AML et ATF
Basic training elements
Comprendre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme : Les employés doivent reconnaître le blanchiment d'argent (ML) et le financement du terrorisme (FT), ainsi que les stratégies habituelles employées par les criminels. Il est important que la formation comprenne des scénarios pratiques/réels et des études de cas pour démontrer comment ces crimes peuvent être commis dans le cadre d'une ESM.
Connaissances réglementaires : La formation doit porter sur les devoirs et les fonctions du CANAFE, ainsi que sur les responsabilités particulières des PME en vertu du PCMLTFA. Tous les employés doivent connaître les règles de déclaration, qui incluent les seuils pour les différentes transactions et comment et quand soumettre les rapports.
Connaissez votre client (KYC) et connaissez votre activité (KYB) : Les employés doivent apprendre et comprendre l'importance des procédures KYC/KYB, ainsi que l'identification et la vérification de l'identité des clients et des partenaires commerciaux. Cela implique également une connaissance approfondie des formalités et des étapes nécessaires.
Sensibilisation aux vulnérabilités : La formation devrait couvrir tous les aspects relatifs à la manière dont les PME peuvent être exploitées et aux stratégies visant à contrer ces risques. Cela implique de reconnaître quels produits ou services particuliers sont les plus susceptibles d'être mal utilisés.
Normes d'établissement de rapports : Tous les employés doivent connaître et comprendre les règles relatives au signalement des transactions douteuses. Cela implique de pouvoir identifier les signes avant-coureurs et de lancer le processus d'information des bonnes personnes en interne et en externe.
Tenue des registres : Il est important de conserver une documentation complète et des procédures de tenue de registres pour rester en conformité. Les employés doivent savoir quels documents doivent être conservés, pendant combien de temps ils doivent être conservés et comprendre l'importance de la précision et de l'exhaustivité du travail de documentation.
Responsabilités spécifiques au rôle : Il devrait y avoir une division et une compréhension claires des rôles et des responsabilités de chaque employé. Cela aide à prendre des décisions éclairées. Tous les modules de formation doivent être adaptés aux différents domaines fonctionnels. Cette pratique aidera chacun à comprendre le rôle qu'il joue dans le cadre de conformité.
Formation supplémentaire recommandée
Formation des responsables de la conformité : Il est également recommandé que le responsable de la conformité suive une formation personnalisée spécialement conçue pour son rôle exécutif au sein de la MSB. Cela les aidera à effectuer des évaluations des risques et à évaluer l'efficacité des mesures de conformité. La formation consiste à rester informé des derniers changements réglementaires et des stratégies de haut niveau en matière de gestion de la conformité.
Surveillance des risques liés aux clients et aux transactions : Une autre partie cruciale d'un programme de formation complet consiste à apprendre aux employés à reconnaître les clients à haut risque et à superviser les transactions pour détecter d'éventuels comportements illégaux. Cela implique l'utilisation de la technologie et de l'analyse des données pour surveiller les tendances des transactions et détecter les anomalies.
Response to incidents : Il est important de se rappeler que la base de tout plan de réponse aux incidents est une analyse des risques bien faite. Cela implique de déterminer quels actifs sont essentiels, quelles vulnérabilités existent et comment les menaces probables doivent être examinées. Cette formation devrait comprendre des instructions sur la conduite d'une enquête interne et les étapes à suivre pour faire rapport aux organismes de réglementation.
Mise en œuvre et documentation des programmes de formation
Plan de formation et de prestation
Les ESM doivent documenter un plan détaillé pour dispenser une formation continue en matière de conformité. Ce plan devrait inclure :
- Beneficiaires de la formation : Détermine quels employés, agents ou sous-traitants ont besoin d'une formation en fonction de leurs rôles et responsabilités spécifiques. Cela garantit que chacun comprend ses devoirs liés à l'AML et à l'ATF.
- Sujets et supports de formation : Descrivez toujours le contenu du programme de formation et la source de ces supports de formation. Cela peut impliquer des ressources au sein de l'organisation, des cours dispensés par un tiers et/ou des publications spécifiques à l'industrie.
- Mthodes de formation : Choisissez des méthodes adaptées, telles que des cours en ligne, des réunions en personne ou des supports de formation asynchrones, personnalisés pour répondre aux besoins des employés et de l'entreprise. Une combinaison de méthodes de formation peut être utilisée pour s'adapter à de multiples styles et options d'apprentissage.
- Frequence d'entraînement : Déterminez et établissez la fréquence de toutes les sessions de formation (par exemple, intégration de nouveaux employés, modifications des procédures). Des sessions de formation régulières sont importantes pour que les employés restent informés de leurs tâches et des mises à jour réglementaires.
Le rôle de la technologie dans la formation à la conformité
Plateformes d'apprentissage en ligne
Les plateformes d'apprentissage en ligne peuvent améliorer de manière significative l'efficacité et la portée des programmes de formation à la conformité. Ces plateformes permettent aux PME de fournir une formation uniforme à tous les employés, quel que soit leur lieu de résidence. Cela garantit que tous les employés de l'entreprise reçoivent la même formation de qualité.
L'utilisation d'une plateforme d'apprentissage en ligne est également utile car elle peut être facilement mise à jour pour intégrer les nouvelles réglementations. Cela donne également aux employés la flexibilité de suivre la formation à leur propre rythme, ce qui est plus pratique et moins perturbant les opérations quotidiennes.
Interactive training modules
L'entraînement, s'il est bien fait, peut être très amusant et engageant. Les modules de formation interactifs sont en mesure d'offrir beaucoup plus de captivité que les formations classiques basées sur des conférences.
Ces modules peuvent comporter une combinaison de questionnaires, de simulations et d'études de cas nécessitant un engagement actif. Cette approche pratique est plus facile à digérer et, à son tour, aide les employés à mieux apprendre.
Suivi et production de rapports
Les outils technologiques tels que les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) peuvent aider les PME à suivre et à rendre compte des activités de formation avec une efficacité accrue. Ces plateformes sont capables de suivre le stade de formation de chaque employé ainsi que ses performances.
Ces informations deviennent cruciales car elles peuvent aider à identifier les domaines nécessitant une formation supplémentaire et à garantir que tous les besoins de conformité sont satisfaits.
Les avantages d'une formation régulière à la conformité
Sensibilisation accrue aux risques
La formation à la conformité donne aux parties prenantes internes et externes l'assurance que les employés de l'entreprise sont informés et conscients des dangers liés au blanchiment d'argent et au financement du terrorisme. Ces programmes de formation peuvent les aider à identifier les activités suspectes et à réagir rapidement.
Une culture de conformité améliorée
Les PME peuvent prospérer dans un monde VUCA (volatilité, incertitude, complexité et ambiguïté) si elles maintiennent une solide culture de conformité au sein de l'organisation. Un programme de formation cohérent peut renforcer la culture de l'organisation qui consiste à respecter les réglementations et à prendre la conformité au sérieux, ce qui permet aux employés d'adhérer à un système d'honnêteté et de transparence.
Confiance accrue en matière de réglementation
Les organismes de réglementation tels que CANAFE voient les organisations sous un jour positif si elles font preuve de dévouement à la conformité en suivant régulièrement des formations. Les PME peuvent fonctionner sans heurts et développer leurs activités si elles établissent un climat de confiance avec les régulateurs. Il aide également le MSB à réduire le risque de sanctions en formant activement son personnel.
Le coût de la non-conformité
Financial sanctions
Des sanctions financières importantes sont prévues en cas de non-respect des réglementations AML et ATF. Les PME peuvent finir par payer de lourdes amendes en cas de non-conformité, allant de 1 million de dollars canadiens pour les infractions graves à 10 millions de dollars canadiens pour les infractions très graves.
Atteinte à la réputation
Les PME ont tendance à oublier que le principal coût de la non-conformité ne réside pas uniquement dans les amendes financières infligées par le régulateur, mais aussi dans la perte de confiance des clients et l'atteinte à la réputation.
Si une ESM est découverte au cœur d'activités de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme, elle finira par perdre la confiance de ses clients et portera atteinte à sa réputation dans le secteur.
Restaurer la confiance après un tel revers est une tâche difficile et l'atteinte à la réputation peut être irrémédiable, ce qui nuit à l'entreprise de manière durable.
Perturbation opérationnelle
Les PME peuvent être confrontées à des perturbations majeures dans le fonctionnement quotidien de leurs activités si elles sont surveillées par le régulateur dans le cadre d'une enquête ou d'une sanction. Les employés de l'entreprise devront consacrer du temps à résoudre les problèmes de conformité au lieu de se concentrer sur le service aux clients et la croissance de l'entreprise.
Futures trends in matière de formation to the MSB compliance
Accent mis sur l'apprentissage continu
Il convient de mettre davantage l'accent sur la formation régulière des membres du personnel des MSB, car ceux-ci évoluent dans un environnement en constante évolution. Il aidera les PME à surmonter les obstacles si elles apprennent, tiennent compte des dangers potentiels, se concentrent sur les meilleures pratiques du secteur et mettent régulièrement à jour leur module de formation pour répondre à ces changements.
Integration de technologies avancées
Nous prévoyons que l'avenir de la formation à la conformité sera fortement influencé par l'intégration de technologies de pointe telles que l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique.
Les outils basés sur l'IA peuvent constituer un excellent ajout pour les PME, car ils seraient en mesure de les aider à exécuter les fonctions de conformité de manière plus efficace.
Il est important de garder une longueur d'avance en établissant des programmes de formation sur la manière d'utiliser efficacement ces outils afin d'améliorer les efforts de conformité globale.
Programmes de formation personnalisés
Nous prévoyons un avenir dans lequel les programmes de formation à la conformité seront beaucoup plus personnalisés en fonction des styles d'apprentissage et des préférences de chaque employé. Une formation personnalisée garantira que chaque employé dispose d'une approche personnalisée pour apprendre et comprendre ses obligations de conformité. La personnalisation des programmes de formation peut améliorer l'apprentissage des employés et la rétention des informations, ce qui améliorera la véracité globale de la MSB en matière de conformité.
Conclusion
Pour les ESM qui exercent leurs activités au Canada, la formation en matière de conformité est obligatoire. Il est essentiel de s'assurer que les membres du personnel sont bien informés et vigilants dans la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
Les PME peuvent protéger leurs opérations, se conformer aux obligations réglementaires et préserver l'intégrité du système financier en mettant en place des programmes de formation complets pour leurs employés.
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