Les entreprises de services monétaires (ESM) et les entreprises de services monétaires étrangères (FMSB) au Canada sont soumises à des réglementations strictes visant à prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
L'une des pierres angulaires de ces réglementations est de garantir une documentation irréprochable et des rapports rigoureux. C'est pourquoi il est important que tous les titulaires de licence conservent des registres complets de chaque transaction, des informations sur les clients et se conforment à toutes les réglementations.
Les rapports exigent la soumission de données spécifiques concernant les transactions au Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE). Il est du devoir du CANAFE de lutter contre la criminalité financière et de s'assurer que les fonds qui y transitent sont légitimes et légaux.
Voici les exigences essentielles en matière de tenue de registres et de rapports pour les ESM et les FMSB au Canada :
Dix réglementations en matière de tenue de registres pour les titulaires de licences MSB et FMSB au Canada
Voici les principales mesures réglementaires sur lesquelles les ESM et les FMSB doivent se concentrer :
1. Identification du client
Enregistrez toujours les informations de base des clients, telles que leur nom, leur adresse, leur date de naissance et leur profession. La tenue des dossiers permettra de confirmer l'identité du client et d'atténuer les risques liés au blanchiment d'argent et au financement du terrorisme.
2. Relation d'affaires
Il est de la plus haute importance de conserver une trace des détails de tous les partenariats commerciaux avec le client. De plus, documentez toujours la façon dont ils prévoient d'utiliser le compte. Ces données aideront à décoder les comportements financiers du client et à prévoir les risques.
3. Programme de conformité écrit
Documentez toujours un programme écrit de conformité en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (AML). Il vous est demandé de décrire toutes les politiques et procédures de lutte contre le blanchiment d'argent, telles que la surveillance des transactions, l'identification des clients, les rapports, etc.
4. Propriété effective
Comme mentionné et suggéré dans le premier point, conservez toujours une trace des noms et adresses. Cela inclut les bénéficiaires effectifs (qui détiennent 25 % ou plus), les administrateurs, les fiduciaires, les bénéficiaires ou les liquidateurs d'entités clientes telles que les sociétés et les fiducies.
5. Détermination par un tiers
Il est important d'identifier et d'enregistrer les détails de toutes les parties impliquées pour les transactions dépassant 10 000$ en monnaie virtuelle. Il est recommandé de toujours vérifier si la partie agit pour le compte de quelqu'un d'autre/d'un tiers.
6. Personnes politiquement exposées (PEP) et responsables d'organisations internationales (HIO)
Si un client est identifié comme un PEP ou un HIO, il est de la plus haute importance d'enregistrer toutes les informations relatives à son poste/titre et à sa source de revenus.
7. Enregistrements de transactions
Tenez des registres complets des transactions dépassant la limite de 1 000$. Il est nécessaire de noter la date, le montant, le type de devise et les noms des personnes impliquées. Ces données permettent de détecter et d'enquêter sur toute activité suspecte.
8. Enregistrements de compte
Documentez toujours les comptes créés et gérés par les clients, ainsi que toutes les transactions qui y sont liées.
9. Dossiers de formation des employés
Conservez des dossiers prouvant que votre personnel a été correctement formé aux protocoles de lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et le financement du terrorisme (CTF).
10. Copies des rapports
Conservez toujours des copies de tous les rapports soumis au CANAFE. Cela comprend les déclarations de transactions suspectes, les déclarations liées au terrorisme, les déclarations de transactions importantes en espèces, les déclarations de transactions importantes en monnaie virtuelle et les déclarations de transferts électroniques de fonds.
Période de conservation des dossiers
Tous les dossiers doivent être conservés pendant au moins cinq ans.
Les ESM et les FMSB doivent déclarer certaines transactions au CANAFE pour aider à détecter et à prévenir les crimes financiers.
Voici les exigences de déclaration pour les ESM et les FMSB : une liste de contrôle complète
Les ESM et les FMSB doivent déclarer certaines transactions au CANAFE pour aider à détecter et à prévenir les crimes financiers :
1. Déclarations de transactions suspectes (STR)
Ces rapports doivent être soumis en cas de doute. Cela peut inclure des activités liées au blanchiment d'argent ou au financement du terrorisme.
Calendrier de dépôt : Les STR doivent être déposées dès que vous éprouvez des soupçons, dans les meilleurs délais.
2. Rapports sur les biens appartenant à des terroristes (TPR)
Ces rapports doivent être soumis si vous découvrez des biens appartenant à ou sous le contrôle d'un terroriste ou d'un groupe terroriste, ou si vous avez des raisons de croire qu'il existe un lien.
Calendrier de dépôt : TPR doivent être déposées dès que vous avez des soupçons, sans retard injustifié.
3. Déclarations d'opérations importantes en espèces (LCTR)
Ils sont essentiels pour surveiller les transactions importantes en espèces. Il contribue à prévenir les activités de blanchiment d'argent à grande échelle.
Limite de transactions : Toute transaction de plus de 10 000$ CA. La déclaration est requise pour plusieurs petites transactions d'un montant total de 10 000$ CA ou plus sur une période de 24 heures.
Calendrier de dépôt : Dans les 15 jours civils suivant la transaction.
4. Déclarations de transactions importantes en monnaie virtuelle (LVCTR)
Ils jouent un rôle crucial dans la surveillance des transactions d'actifs numériques importantes et dans la prévention des transactions illégales de monnaies virtuelles.
Limite de transactions : Toute transaction de plus de 10 000$ CA. La déclaration est requise pour plusieurs petites transactions d'un montant total de 10 000$ CA ou plus sur une période de 24 heures.
Calendrier de dépôt : Dans les 5 jours civils suivant la transaction.
5. Rapports sur les transferts électroniques de fonds (EFTR)
Ces rapports aident à identifier et à stopper le transfert d'argent illégal à travers les frontières.
Limite de transactions : Toute transaction internationale de plus de 10 000$ CA. Une déclaration est requise pour plusieurs petites transactions internationales d'un montant total de 10 000$ CA ou plus sur une période de 24 heures.
Calendrier de dépôt : Dans les 5 jours civils suivant la transaction.
La règle des 24 heures
La règle des 24 heures est essentielle pour garantir la déclaration précise des transactions financières importantes, contribuant ainsi à prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
Cette règle exige que plusieurs transactions du même type soient agrégées et traitées comme une seule transaction si elles :
- Total de 10 000$ ou plus : Les transactions combinées atteignent ou dépassent 10 000$ CA.
- Se produit dans les 24 heures : Les transactions ont lieu au cours d'une période de 24 heures consécutives.
- Même type d'agrégation : Chef d'orchestre, bénéficiaire ou pour le compte de (tiers)
L'équipe Fintech de Renno et compagnie. comprenez que le maintien de la conformité nécessite une vigilance totale et constante, une capacité d'adaptation et un état d'esprit proactif.
Nous proposons des packages exclusifs pour tous vos besoins juridiques et de conformité, afin que vous puissiez vous concentrer sur le service à vos clients et le développement de votre activité.
