Les entreprises du secteur financier au Canada sont bien réglementées, et les PME ne font pas exception. Ils sont chargés de rester en conformité avec une série de lois visant à maintenir la confiance des institutions financières et à protéger les utilisateurs finaux.
Cela inclut le respect de Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (L.C. 2000, ch. 17).
Mais suivre le rythme d'un écosystème en constante évolution entraîne des obstacles et des tracas sans précédent qui peuvent facilement être évités avec l'aide d'un responsable de la conformité dédié.
Mais d'abord, qu'est-ce qu'un MSB ?
Les MSB et les FMSB englobent un large éventail d'entités financières, notamment les sociétés de transfert de fonds, les sociétés de transfert de fonds transfrontaliers, les bureaux de change, les échanges cryptographiques, etc.
Bien que les ESM soient censées avoir une présence physique au Canada et que les FMSB (ayant des clients canadiens) ne le soient pas, les deux sont soumises à la surveillance réglementaire du Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), le Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement du terrorisme (PCMLTFA) et règlements connexes.
Les ESM jouent un rôle essentiel dans l'écosystème financier, car elles mettent des services de paiement à la disposition de personnes qui n'utilisent pas nécessairement les systèmes bancaires traditionnels. La nature critique de cette activité nécessite des règles et réglementations strictes.
Ainsi, le gouvernement continue de proposer une nouvelle série de mises à jour et de nouveaux cadres afin de lutter contre les crimes financiers qui porteraient atteinte à l'intégrité du système économique.
Quelles sont les exigences légales pour les PME ?
Responsable de la conformité
La loi impose à chaque ESM de disposer d'un responsable de la conformité qui coordonne et met en œuvre le programme de conformité.
L'agent doit disposer de renseignements complets sur les lois, les règlements et les mises à jour du Canada, en particulier ceux qui concernent les activités en vertu de la Loi sur le financement du terrorisme et Loi sur les produits de la criminalité (blanchiment d'argent).
Ces responsables de la conformité agissent en tant que contact principal entre le MSB et les organismes de réglementation. Ils s'assurent que, par tous les moyens, le MSB a respecté toutes les exigences en matière de rapports et de tenue de registres.
Le responsable de la conformité joue également un rôle essentiel pour démontrer l'engagement de MSB en matière de conformité aux lois et réglementations.
Présence physique
Une ESM doit avoir un emplacement physique au Canada selon FINTRAC agents à qui nous avons parlé. Cela signifie qu'une adresse physique privée est requise, et non une boîte postale ou un bureau virtuel.
Un représentant doit également être présent au bureau pendant les heures de bureau, car il est toujours possible qu'une inspection et des audits soient effectués par le CANAFE.
Le représentant qui sera embauché doit être préparé à tout moment pour les examens sur place par le CANAFE.
Cela aide le gouvernement à garantir que ces processus au sein de la MSB sont transparents et responsables.
Considérations pratiques - Intégration dans les banques
Il existe un besoin croissant d'un soutien solide pour assurer la conformité au Canada, en particulier parmi les institutions de monnaie électronique (EMI), les fournisseurs de BAAS et les banques qui fournissent des services aux PME.
Sans un véritable bureau doté d'un responsable de la conformité expérimenté, il peut être assez difficile d'établir et de maintenir des relations bancaires efficaces.
D'après notre expérience, une grande partie des clients qui ont utilisé notre service de lutte contre le blanchiment d'argent fractionné nous ont contactés parce qu'ils avaient besoin d'un agent de conformité canadien expérimenté et d'une présence physique pour obtenir un compte bancaire.
Responsabilités d'un responsable de la conformité au sein d'une ESM canadienne
Une ESM doit disposer d'un responsable de la conformité qui sera chargé de veiller au respect des lois contre le blanchiment d'argent (AML) et le financement du terrorisme (CTF). Leurs responsabilités incluent :
- Maintenir un œil sur le respect des obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent : garantir la mise en œuvre stricte de toutes les réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
- Supervision de la formation et de la communication : Former les membres du personnel aux politiques de lutte contre le blanchiment d'argent et à leurs modifications.
- Conservation de la documentation AML : conservation de dossiers précis et approfondis conformément à la loi.
- Comprendre la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, SC 2000, c 17 (LRPCFAT) et ses règlements connexes : Connaissance des règles canadiennes relatives à la LRPCFAT.
- Connaissance des services et des produits proposés par la société : être informé de la manière dont les offres de la société peuvent être exploitées pour financer le terrorisme ou blanchir de l'argent.
- Atténuer les risques possibles : identifier et réduire les risques associés au financement du terrorisme et au blanchiment d'argent.
Les responsables de la conformité sont chargés de suivre l'évolution des réglementations et des mises à jour, en veillant à ce que les procédures et directives du MSB tiennent compte de ces changements. Ce poste exige une formation et une formation régulières pour répondre aux exigences de conformité en constante évolution.
Avantages de l'embauche d'un responsable de la conformité
Services bancaires
La plupart des banques et des fournisseurs de BAAS s'attendent à ce que vous bénéficiiez d'un solide soutien en matière de conformité au Canada et que vous ayez une présence physique au Canada.
Sans ces éléments, vous aurez de la difficulté à obtenir des services bancaires et à lancer votre entreprise.
Expertise et connaissances
Un responsable de la conformité canadien veille à ce que votre MSB soit toujours en totale conformité avec vos réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et de lutte contre le blanchiment d'argent.
Cette prise de conscience et cette expertise contribuent à réduire les dangers associés à la non-conformité, notamment les sanctions importantes et les fermetures d'entreprises.
Gestion efficace des risques
Les responsables de la conformité sont formés pour identifier et atténuer les risques potentiels, protégeant ainsi l'organisation contre les litiges et les pertes financières associées.
Leur approche proactive en matière d'évaluation et d'atténuation des risques est très pratique.
Le responsable de la conformité peut ainsi aider une ESM à éviter de tels pièges, qui entraînent des pertes financières importantes ou une atteinte à la réputation, en mettant en œuvre des processus de gestion des risques robustes.
Formation pour les employés
Cela nécessite une formation continue et une discussion ouverte sur les procédures de conformité afin de maintenir un environnement de travail conforme. Le responsable de la conformité informerait en permanence chaque membre du personnel des procédures de conformité à l'évolution de la réglementation.
De bonnes initiatives de formation permettent au personnel d'identifier les activités suspectes et de les signaler, améliorant ainsi la sécurité et la fiabilité globales des opérations de la MSB.
Maintien des dossiers
Il s'agit des meilleures pratiques pour soutenir les audits et les enquêtes visant à établir des dossiers de lutte contre le blanchiment d'argent appropriés et précis. Cela relève de la responsabilité d'un responsable de la conformité, qui veille à ce que ces dossiers soient conservés de manière appropriée et facilement accessibles.
La tenue de registres précis est essentielle pour prouver la conformité lors des inspections et peut fournir des données importantes sur l'efficacité du programme AML de la MSB.
Pourquoi devriez-vous engager un responsable de la conformité fractionné
Pour de nombreuses PME, en particulier les startups ou les petites entreprises, il peut être difficile de se payer un responsable de la conformité à plein temps.
Pour vous aider dans de telles situations, un responsable de la conformité fractionné peut vous aider en vous offrant tous les avantages d'un poste à temps plein, mais à un coût bien moindre.
Abordable
Grâce à la conformité fractionnée, les entreprises peuvent faire appel à une expertise professionnelle en matière de conformité sans avoir à recruter à temps plein supplémentaire.
Cela permettra donc aux PME de mieux investir leurs ressources et de s'assurer qu'elles peuvent maintenir la conformité sans mettre en danger d'autres aspects de leurs activités.
Services bancaires
Renno est bien connecté à un réseau de banques et de fournisseurs BAAS qui fournissent des comptes aux PME. Nous considérons que notre mission est d'aider nos clients à obtenir des services bancaires.
Flexibilité
En fonction des exigences de l'entreprise, un responsable de la conformité fractionné peut être embauché, ce qui permet de traiter avec souplesse les exigences de conformité sans nécessairement les avoir en tant qu'employés permanents au sein d'une organisation.
Cette capacité d'adaptation peut permettre aux PME d'ajuster leurs opérations de conformité en fonction de leur croissance et de l'évolution de leur cadre réglementaire.
Expertise à la demande
Les PME bénéficient d'un accès instantané aux compétences de spécialistes de la conformité expérimentés qui connaissent les réglementations les plus récentes et les meilleures pratiques du secteur, ce qui peut les aider à maintenir la conformité de l'entreprise à tout moment.
Vous avez accès à une équipe de spécialistes beaucoup plus ingénieuse, car vous bénéficiez d'un large éventail de connaissances et de solutions qu'un seul responsable de la conformité à plein temps.
Respect des exigences réglementaires
Un responsable de la conformité fractionné signifie que les exigences réglementaires sont respectées et qu'un cadre de conformité robuste est mis en œuvre, deux préalables nécessaires à l'établissement et au maintien de relations bancaires.
La voie à suivre
Pour que les PME puissent exercer leurs activités avec succès au Canada, la conformité devient la clé. Les lois ne sont pas négociables. Il n'est pas possible de négocier les exigences légales ni d'éviter les frais élevés associés à la non-conformité. Il est judicieux d'investir dans une solide assistance en matière de conformité afin de garantir le succès commercial à long terme dans un environnement réglementaire de plus en plus exigeant.
En mettant en œuvre des rogrammes complets, les MSB peuvent s'assurer que leurs opérations sont sécurisées, transposables et conformes aux normes réglementaires.
Renno & Co. propose des services complets pour vous aider à vous y retrouver dans ces « roсesses » et « mаintаin сomрliаnсe ».
En tant que seul fournisseur multi-isсiрlinаry de services juridiques, Renno & Co. veille à ce que vous soyez au courant sous tous les angles.
Nos offres comprennent une assistance complète à l'enregistrement, des conseils complets en matière de conformité et une assistance régulière en matière de reporting, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité sans tracas.
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